Em uma escala de 1 a 10, como você avaliaria a
sua própria produtividade no trabalho? Lembre-se que não importa
o quão produtivo você possa ser, haverá sempre oportunidades para melhorar e
aumentar o seu nível de produção.
1. Planeje o seu dia na noite anterior
Antes de dormir, gaste apenas cinco minutos
para planejar o dia seguinte.
Liste todas as coisas que você deseja e o que precisará fazer. Coloque
as tarefas em ordem de prioridade.
Dessa forma, você poderá dormir mais
tranquilo, sem se preocupar em lembrar o que terá que fazer no dia seguinte.
Além disso, terá maior foco ao acordar desperdiçando menos tempo do seu dia.
2. Liste as tarefas mais difíceis em primeiro
lugar
Além de ordenar as tarefas por prioridade,
procure posicionar as mais difíceis de serem realizadas no topo da sua lista.
À medida que o dia vai passando e as
atividades mais desafiadoras vão sendo eliminadas, o dia vai melhorando com uma
agenda mais leve.
3. Identifique seus períodos de produtividade
Todos nós temos um período do dia em que somos
mais produtivos.
Algumas pessoas produzem mais pela manhã,
outros a tarde e outros ainda durante a noite e madrugada.
Identifique estes períodos e programe as
tarefas mais difíceis para serem realizadas neles.
Assim, no restante do dia, poderá executar
atividades mais leves.
4. Faça uma coisa de cada vez
Se você possui tarefas que exijam um alto
nível de concentração, mantenha o foco em realizá-las uma de cada vez.
Não tente ser multitarefas nesses casos, pois
o trabalho pode até ser rapidamente concluído, mas poderá perder a qualidade e
ter ocorrências de falhas no processo.
Na verdade, se você fizer uma coisa de cada
vez, o foco em cada tarefa poderá ser maior aumentando a qualidade dos
resultados e reduzindo o tempo necessário para realizá-las.
5. Priorize o que deve ser feito
Tarefas que não possuem urgência em serem
realizadas e estão na lista somente por serem agradáveis ou por desejo de fazer
precisam ser removidas por completo. Por que desperdiçar o seu tempo
fazendo algo que não é importante? Avalie constantemente as coisas que
você faz refletindo sobre a sua real importância naquele momento.
Muitas vezes, descobrirá um monte de
atividades que, além de tomar o seu tempo, não estão levando a lugar algum. Corte ou
adie essas tarefas da lista e dos seus hábitos diários para focar no que
realmente importa.
Existe uma regra chamada 80/20 que se refere
ao fenômeno em que 20% das ações levam a 80% dos resultados. Então, identifique
quais são esses 20% e concentre-se nas tarefas que geram os 80% dos resultados.
6. Faça da sua lista um hábito de controle
Uma lista de coisas a fazer permite
identificar rapidamente todas as tarefas que precisam ser feitas no seu dia
reduzindo o esforço mental para se lembrar delas. Porém,
algumas atividades urgentes acabam aparecendo. Adicione-as na lista do lado ou
abaixo da tarefa que está realizando para não esquecer.
Caso não seja tão urgente ou importante pode
ser adicionada na lista do dia seguinte. Quando tiver o hábito de usar a
lista, poderá melhorar a sua organização e eficiência. Sendo assim, faça uma
lista adaptável para adicionar as tarefas que surgirem e tiverem menor
importância para serem realizadas mais tarde.
Durante todo o dia, haverá muitas coisas que
exijam a sua atenção e, para não perder o foco, vá adicionando
essas atividades menos urgentes. Geralmente são pequenos
trabalhos que não levam muito tempo, mas podem ser muito importantes.
7. Não adie as suas tarefas
O pensamento de deixar para depois o que
precisa ou pode ser feito agora representa um grande gastador de tempo e leva a
grandes acúmulos de tarefas.
Para ajudar a mudar esse pensamento, sempre que pensar em adiar
uma tarefa por indisposição, preguiça ou dificuldade, lembre-se de quantas
coisas que poderia ter realizado se nunca deixasse nada para depois.
Essa prática com o tempo se tornará hábito e a
sua produtividade pessoal aumentará espantosamente.
8. Use ferramentas de produtividade
Existem ferramentas, softwares e hardwares,
que nos ajudam a ser mais produtivos e você deve utilizá-las. O Google
Now, por exemplo, é um aplicativo que poder ser utilizado em smartphones,
tablets e notebooks e serve como um assistente pessoal.
Com ele você pode criar listas de tarefas,
fazer pesquisas na internet, mandar mensagens, realizar chamadas, fazer
anotações e muito mais apenas utilizando o comando de voz. Ou seja, você não precisa mais parar o que
está fazendo para realizar essas tarefas. Basta dizer o comando e o aplicativo
faz o trabalho para você.
O Google Now é apenas um exemplo. Faça uma
pesquisa na internet e descobrirá uma infinidade de recursos, gratuitos ou não,
que podem tornar-se aliados da sua produtividade. (DNA Center)
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